Оформить документы

Урок 6 из 18

15 мин

Бизнес-задачи

Экономия времени и минимизация ошибок

Человеческий фактор неизбежен. Оформить даже простой документ, скопировать в него данные из сделки и карточки клиента – это время, и не исключены ошибки: отвлекли, не туда посмотрел, не то скопировал.

А еще это очень-очень дорогое время сотрудников, которое можно потратить на действительно важные дела.

Сотруднику нужно оформлять договор, соглашение? Да любой документ, который готовится по шаблону подстановкой данных о клиенте? Битрикс24 сделает это за него - все типовые документы - договоры, допсоглашения, акты, коммерческие предложения, а также оформление любых нестандартных заявлений/соглашений.

Пример для настроек

Документ – предварительное предложение для клиента. Он позволит сотруднику тут же после разговора с клиентом зафиксировать предварительные договоренности, у клиента сразу будет информация о позициях и ценах.

Механика решения

В Битрикс24 встроен генератор документов по шаблону. Вызвать его можно в любой момент через интерфейс или с помощью робота.

Причем робот может и создать, и сам сразу отправить документ клиенту!

Создается шаблон как обычный офисный документ. Для примера можно скачать один из типовых шаблонов. Если его открыть, – увидим параметры. При генерации они заменяются на данные из сделки, контакты и другие объекты CRM.

Полезно

Рекомендуем использовать типовые шаблоны для обучения: вы увидите примеры подстановки данных, название часто используемых параметров.

Полезно

В этом уроке познакомимся с:

  • Шаблонами документов в CRM.
  • Роботом "Создание документа CRM".
  • Роботом "Отправить письмо".
  • Использование в одном роботе результатов выполнения другого робота.

Выполним настройки

Оформить документы

8 мин

Подготовка

Прежде чем займемся самим шаблоном, заполним данные о своей компании в Битрикс24, они нам понадобятся для подстановки в документы.

картинка

Документ

Создадим шаблон документа в Битрикс24. Перенесем в систему вот такую простую форму предварительного предложения.

картинка

Алгоритм такой:

  1. Выделим в документе данные, которые должны быть подставлены системой.

  2. Заменим их на специальные метки.

  3. Загрузим шаблон в Битрикс24.

Рассмотрим каждый этап.

Данные для подстановки

Цветом выделили данные в документе, которые должны быть подставлены системой на основании значений в сделках в СRM.

картинка
  • Номер документа.
  • Дату создания на документы.
  • Название компании.
  • Таблицу с товарами и стоимостью.
  • Общую стоимость предложения.
  • Данные ответственного менеджера.
  • Контактные данные компании.

Расстановка меток

Метки мы можем посмотреть в типовом документе, а можем искать в настройках - вариантов там очень много.

картинка

Для удобства поиска параметров доступен фильтр, будем искать по тексту и по объекту CRM – сделке, ответственному, компании, контактам, товарам. Значения подставляем в документ.

картинка

Обратите внимание на специфичные данные – товары. Если организовать таблицу, то система сама создаст нужное количество строк. Посмотрите, как она организована в типовом документе «Счет», можно перенести параметры в свой шаблон.

картинка

В итоге получится вот такой шаблон:

картинка

Далее загружаем созданный шаблон в Битрикс24 и указываем настройки.

Настройки: доступ, нумератор и другие

Можно задать права доступа, кто сможет использовать документ, для каких объектов CRM он будет доступен, и другие опции.

картинка

Установим использование для всех сотрудников отдела продаж, для сделок.

Будем нумеровать документы так – «ПП» + уникальный ID сделки + текущая дата.

Полезно

Больше информации по возможным настройкам читайте в статьях поддержки. Возможностей очень много - вывод всевозможных данных, таблиц с товарами, услугами, пользовательских полей, изображений для печати или лога, подписи. Можно модифицировать формат подстановки данных, стили и многое другое.

Роботизация

А если у нас все суперстандартно в процессе работы с клиентом, то можно настроить роботов на автоматическую генерацию документа и отправку его клиенту.

картинка

Доступен робот «Создание документа CRM», который и сгенерирует документ для сделки. А дальше мы можем использовать, например, робота для связи с клиентом по email: отправить ссылку на сгенерированный элемент или вложить его в письмо.

картинка

Для решения задачи нам понадобится настройка в роботах, которую мы не рассматривали ранее. В роботе, отправляющем письмо клиенту, можно использовать результат работы предыдущего робота. В нем, в окне настроек, обращаемся через название робота.

картинка

Итоговая связка выглядит так: сначала идет робот, генерирующий документ, а после - робот, отправляющий документ клиенту.

картинка

Полезно

Чтобы документ был без пробелов в содержании, используйте настройку обязательного заполнения полей сделки для перевода в стадию, в которой могут создаваться документы.

Применение

Теперь из сделки можно создать документ и сразу отправить его клиенту. Или роботы это сделают за сотрудника :)

картинка
картинка

Практикум

Время практиковаться!

Настройте пример из урока и добавьте изображение в документ, допустим логотип или любую картинку как элемент оформления.