На контроль руководителю

Урок 4 из 18

18 мин

Бизнес-задачи

Не упустить действительно важное!

Сделка на 1 000 000? Обратился ключевой клиент? Счет не оплачивается несколько дней? Важно оперативно контролировать, что сотрудники вовремя отвечают клиентам?

У каждой компании будут моменты, когда руководителю важно проконтролировать работу сотрудников.

Решение простое - будем оперативно уведомлять руководителя о важных моментах. Если нужен самый серьезный контроль с проверкой результата, - зафиксируем важное в задаче со сроком выполнения и ответственным и, конечно, автоматически установим напоминание о дедлайне.

Распространённый пример:

Cотрудник не успел вовремя ответить на новое обращение клиента, значит нужно уведомить руководителя об этом, дав, конечно, запас времени сотруднику. А уж если руководитель начинает получать уведомление, – кого-то явно не похвалят. Когда сотрудники знают, что есть оперативный контроль, – стараются не допускать просрочек.

Руководителя, кстати, можно уведомить не только через приложение «Битрикс24», но и по смс, если ему так удобнее.

Здесь же стоит упомянуть и телефонию. Если отдел продаж не взял трубку за несколько гудков, можно перенаправить звонок на телефон руководителя :) Мотивация - успевать вовремя отвечать клиентам – самая прямая.

Дисклеймер: конечно, время ответов должно соответствовать нагрузке на сотрудников. И наверняка потребует корректировки или понимания руководителя, что в высокий сезон или пик акции сотрудники могут не успевать отвечать также быстро, как в «спокойный период», и это вопросы менеджмента, а не работы сотрудников.

Еще пример:

Компания продает оборудование нескольких категорий - стандартное, крупное, особое. Часть постоянных клиентов в компании имеют статус «VIP», к ним особое внимание.

Руководителю важно быть в курсе, когда VIP-клиент обращается в компанию, уведомим его. А если такой клиент заказывает оборудование из категории «особое», то поставим задачу для контроля, в нашем примере это очень важная ситуация и требует особого внимания.

Механика решения

Для контроля сроков - все аналогично с предыдущими примерами, контролируем срок нахождения на определенной стадии: «Новая», «Оплата» и т.д.

Для уведомления об обращении VIP-клиента также применим робота «Уведомление», срабатывает он сразу.

Если нужно уведомить о чем-то важном или, как в нашем примере, поставить задачу на основе данных в сделке (заказ особого оборудования), то логика немного другая. Запускать робота на стадии «Новая» или «Оформление» – рано: сотрудники еще не поговорили с клиентом и не знают деталей обращения, не заполнили поля в сделке. На стадии «Оплата» – поздно: стадия подразумевает, что обо всем уже договорились и ждем деньги.

Поэтому добавим стадию «Сбор данных» после «Новая». Она позволит разделить автоматизацию по срокам реакции и по дальнейшим шагам. Робота на создание задачи настроим при переводе в стадию «Оформление». И нам понадобится поле в сделке «Тип оборудования». Для стабильной работы автоматизации сделаем его обязательным для заполнения, начиная со стадии «Оформление». Теперь не получится перевести сделку, не выяснив интерес клиента!

Полезно

В этом уроке познакомимся с:

  • Роботом "Контроль"
  • Роботом "Задача"
  • Составным условием запуска робота «И».

Выполним настройки

На контроль руководителю

10 мин

Контроль скорости реакции

Основные настройки роботов: время, условие - как в предыдущем примере, не будем их детально рассматривать. Дадим менеджеру запас 10 минут до уведомления руководителя о несоблюдении сроков.

картинка

Настроим:

  • Робот нам больше подойдет другой - «Контроль». От «Уведомления» он отличается тем, что получателем можно указать «руководителя». Робот возьмет ответственного из сделки, по оргсхеме определит, в каком отделе он находится, кто у этого отдела руководитель, и отправит уведомление ему. Также в этом роботе нельзя указать отправителя.

    Особенно этот робот пригодится, если компания большая и внутри отдела продаж есть подотделы со своими руководителями, – а значит уведомлять нужно разных пользователей. Конечно, в качестве адресата можно указать и конкретного сотрудника.

  • В тексте уведомления укажем сотрудника – кто не успевает отвечать клиентам.

Контроль обращения важного клиента

картинка
  • Добавим в контактах поле «VIP».

  • Уведомление об обращении VIP-клиента – робот-уведомление с простым условием – установлен ли флаг «VIP», срабатывает сразу.

  • В тексте уведомления - ФИО клиента и ответственного за сделку сотрудника.

Контроль важной сделки

картинка
  • Добавим стадию «Сбор данных» после «Новая».

    Важно! Изменение стадий воронки — это ответственный процесс

    Проверим нашу автоматизацию. Триггер, задача которого автоматически в начале диалога отмечать, что сотрудник взял обращение в работу, будет перемещать сделку не туда: сдвигаем его на стадию «Сбор данных».

  • Создаем поле у сделки «Тип оборудования». Варианты: стандартное, крупное, особое, указываем его обязательным со стадии «Оформление».

  • Теперь создадим робота на стадии «Оформление». Условие составное: наличие параметра VIP у контакта и оборудование «особое» в сделке.

    Условие «И» обозначает, что для запуска робота должно выполняться два условия, а не одно из них.

  • Далее настроим параметры задачи, которую будет создавать робот.

  • Название «Оформление сделки c VIP-клиентом».

  • Текст: «Вам необходимо с особой тщательностью подойти к оформлению этой сделки. Отчитайтесь по результатам достигнутых договорённостей с клиентом».

  • В задаче укажем постановщиком руководителя, здесь доступен только конкретный пользователь, сама система не определит. Исполнитель – ответственный по сделке. Срок – 3 дня, это условная цифра.

  • Поставим флаг «принять работу», это значит, что при закрытии задачи она не завершится, а будет ожидать контроля руководителя. И, конечно, Битрикс24 уведомит о сроках выполнения задачи и что нужно принять результат.

Применение

Теперь руководитель получает уведомления о просрочках и обращениях VIP-клиентов. При создании задачи, ее просрочке или необходимости принять по ней результат – портал уведомит без дополнительных настроек с нашей стороны.

картинка

Руководитель может не только принять задачу, но и отправить на доработку, о чем сотрудник также получит уведомление.

Никто ничего не пропустит :) !

Практикум

Время практиковаться!

Настройте пример из урока. В стадии «Оплата» реализуйте два варианта уведомления о неоплаченном счете. Если счет не оплачен по сделке с VIP клиентом, то уведомление сотруднику отправляйте через 2 рабочих дня.