Бизнес-задачи
Не упустить действительно важное!
Сделка на 1 000 000? Обратился ключевой клиент? Счет не оплачивается несколько дней? Важно оперативно контролировать, что сотрудники вовремя отвечают клиентам?
У каждой компании будут моменты, когда руководителю важно проконтролировать работу сотрудников.
Решение простое - будем оперативно уведомлять руководителя о важных моментах. Если нужен самый серьезный контроль с проверкой результата, - зафиксируем важное в задаче со сроком выполнения и ответственным и, конечно, автоматически установим напоминание о дедлайне.
Распространённый пример:
Cотрудник не успел вовремя ответить на новое обращение клиента, значит нужно уведомить руководителя об этом, дав, конечно, запас времени сотруднику. А уж если руководитель начинает получать уведомление, – кого-то явно не похвалят. Когда сотрудники знают, что есть оперативный контроль, – стараются не допускать просрочек.
Руководителя, кстати, можно уведомить не только через приложение «Битрикс24», но и по смс, если ему так удобнее.
Здесь же стоит упомянуть и телефонию. Если отдел продаж не взял трубку за несколько гудков, можно перенаправить звонок на телефон руководителя :) Мотивация - успевать вовремя отвечать клиентам – самая прямая.
Дисклеймер: конечно, время ответов должно соответствовать нагрузке на сотрудников. И наверняка потребует корректировки или понимания руководителя, что в высокий сезон или пик акции сотрудники могут не успевать отвечать также быстро, как в «спокойный период», и это вопросы менеджмента, а не работы сотрудников.
Еще пример:
Компания продает оборудование нескольких категорий - стандартное, крупное, особое. Часть постоянных клиентов в компании имеют статус «VIP», к ним особое внимание.
Руководителю важно быть в курсе, когда VIP-клиент обращается в компанию, уведомим его. А если такой клиент заказывает оборудование из категории «особое», то поставим задачу для контроля, в нашем примере это очень важная ситуация и требует особого внимания.
Механика решения
Для контроля сроков - все аналогично с предыдущими примерами, контролируем срок нахождения на определенной стадии: «Новая», «Оплата» и т.д.
Для уведомления об обращении VIP-клиента также применим робота «Уведомление», срабатывает он сразу.
Если нужно уведомить о чем-то важном или, как в нашем примере, поставить задачу на основе данных в сделке (заказ особого оборудования), то логика немного другая. Запускать робота на стадии «Новая» или «Оформление» – рано: сотрудники еще не поговорили с клиентом и не знают деталей обращения, не заполнили поля в сделке. На стадии «Оплата» – поздно: стадия подразумевает, что обо всем уже договорились и ждем деньги.
Поэтому добавим стадию «Сбор данных» после «Новая». Она позволит разделить автоматизацию по срокам реакции и по дальнейшим шагам. Робота на создание задачи настроим при переводе в стадию «Оформление». И нам понадобится поле в сделке «Тип оборудования». Для стабильной работы автоматизации сделаем его обязательным для заполнения, начиная со стадии «Оформление». Теперь не получится перевести сделку, не выяснив интерес клиента!
Полезно
В этом уроке познакомимся с:
- Роботом "Контроль"
- Роботом "Задача"
- Составным условием запуска робота «И».
Выполним настройки
На контроль руководителю
10 мин
Контроль скорости реакции
Основные настройки роботов: время, условие - как в предыдущем примере, не будем их детально рассматривать. Дадим менеджеру запас 10 минут до уведомления руководителя о несоблюдении сроков.
Настроим:
-
Робот нам больше подойдет другой - «Контроль». От «Уведомления» он отличается тем, что получателем можно указать «руководителя». Робот возьмет ответственного из сделки, по оргсхеме определит, в каком отделе он находится, кто у этого отдела руководитель, и отправит уведомление ему. Также в этом роботе нельзя указать отправителя.
Особенно этот робот пригодится, если компания большая и внутри отдела продаж есть подотделы со своими руководителями, – а значит уведомлять нужно разных пользователей. Конечно, в качестве адресата можно указать и конкретного сотрудника.
-
В тексте уведомления укажем сотрудника – кто не успевает отвечать клиентам.
Контроль обращения важного клиента
-
Добавим в контактах поле «VIP».
-
Уведомление об обращении VIP-клиента – робот-уведомление с простым условием – установлен ли флаг «VIP», срабатывает сразу.
-
В тексте уведомления - ФИО клиента и ответственного за сделку сотрудника.
Контроль важной сделки
-
Добавим стадию «Сбор данных» после «Новая».
Важно! Изменение стадий воронки — это ответственный процесс
Проверим нашу автоматизацию. Триггер, задача которого автоматически в начале диалога отмечать, что сотрудник взял обращение в работу, будет перемещать сделку не туда: сдвигаем его на стадию «Сбор данных».
-
Создаем поле у сделки «Тип оборудования». Варианты: стандартное, крупное, особое, указываем его обязательным со стадии «Оформление».
-
Теперь создадим робота на стадии «Оформление». Условие составное: наличие параметра VIP у контакта и оборудование «особое» в сделке.
Условие «И» обозначает, что для запуска робота должно выполняться два условия, а не одно из них.
-
Далее настроим параметры задачи, которую будет создавать робот.
-
Название «Оформление сделки c VIP-клиентом».
-
Текст: «Вам необходимо с особой тщательностью подойти к оформлению этой сделки. Отчитайтесь по результатам достигнутых договорённостей с клиентом».
-
В задаче укажем постановщиком руководителя, здесь доступен только конкретный пользователь, сама система не определит. Исполнитель – ответственный по сделке. Срок – 3 дня, это условная цифра.
-
Поставим флаг «принять работу», это значит, что при закрытии задачи она не завершится, а будет ожидать контроля руководителя. И, конечно, Битрикс24 уведомит о сроках выполнения задачи и что нужно принять результат.
Применение
Теперь руководитель получает уведомления о просрочках и обращениях VIP-клиентов. При создании задачи, ее просрочке или необходимости принять по ней результат – портал уведомит без дополнительных настроек с нашей стороны.
Руководитель может не только принять задачу, но и отправить на доработку, о чем сотрудник также получит уведомление.
Никто ничего не пропустит :) !
Практикум
Время практиковаться!
Настройте пример из урока. В стадии «Оплата» реализуйте два варианта уведомления о неоплаченном счете. Если счет не оплачен по сделке с VIP клиентом, то уведомление сотруднику отправляйте через 2 рабочих дня.